Spätestens seit heute ist wohl jedem in Deutschland klar, das das Corona-Virus Covid-19 auch Deutschlands Wirtschaft sehr direkt betrifft. Daher auch die deutlichen Abschläge bei den Börsenkursen vieler Unternehmen.

Wo noch nicht geschehen, gilt es für die Kommunikatoren nun, entsprechende Kommunikationspläne für den weiteren Verlauf der Pandemie vorzubereiten.

Lernen Sie hier einige Impulse für ein strukturiertes Vorgehen kennen. Natürlich stehe ich für individuelle Planungen und Maßnahmen zur Verfügung.

Grundlegendes

Eine Pandemie  stellt ein Betriebsrisiko dar und sollte im Rahmen des Risikomanagements behandelt werden. Die Zielsetzungen dabei:

• Auswirkungen auf die Mitarbeitenden minimieren
• Auswirkungen auf die Supply Chain minimieren
• Auswirkungen auf die Service- und Lieferbereitschaft minimieren
• Schützen der Unternehmensreputation
• Finanzielle Auswirkungen reduzieren
• Schnellere Rückkehr in die Normalität

Das Besondere am Krisenmanagement einer Pandemie ist die lange Dauer: Unter Umständen können Betriebsunterbrechungen und andere Einschränkungen für Wochen oder Monate gelten. Die Vorbereitung des Unternehmens auf die Folgen einer Pandemie ist abhängig vom jeweiligen Unternehmen, seinem Aufbau, seiner Größe, Börsennotierung und weiteren Randbedingungen. Gehen Sie bei Ihren Vorbereitungen davon aus, dass mehr als 40 {2109e6e3921c5792b2064679147d0f9e4a549bf3a2f4b93e00075f40b52b3cf5} der Belegschaft nicht an den Arbeitsplatz kommen kann bzw. nacheinander und wiederholend ausfällt.

Im Rahmen dieses Newsletters können nur einige Impulse gegeben werden, wie ein Unternehmen Notfallpläne aufstellen kann. Der Schwerpunkt dieses Artikel liegt bei den kommunikativen Anforderungen. IT, HR, Finance usw. benötigen wie die Unternehmenskommunikation eigene detaillierte Planungen.

Wer jetzt mit den Krisenplanungen beginnt, kann seine Tätigkeiten in drei Dringlichkeitskategorien einordnen:

Act Now: 

• Kontinuierliche Geschäftstätigkeit ermöglichen. Krisenteams für betroffene Bereiche und Regionen aufstellen.
• Festlegen von Toleranzschwellen hoher Mitarbeiterabwesenheit. Bewerten der Auswirkung auf kritische Prozesse. Engmaschig die Situation überwachen.
• Lieferfähigkeit und -zusagen balancieren, z.B. Vorräte und Bestände bewerten. Working Capital Management anpassen.
• Aufbau eines Krisenmanagementteams, siehe Abbildung.
• Vertrauen aufbauen: Kommunizieren Sie den Mitarbeitenden, dass das Unternehmen die relevanten Fakten zur Entwicklung der Situation wahrnimmt, engmaschig überwacht und regelmäßig ehrlich kommunizieren wird.

Mit Priorität vorbereiten:

• Managementaufgabe: Prognosen für das Geschäftsjahr bewerten und aktualisieren.
• Liquidität planen und mögliche finanzielle Einschränkungen vorhersehen.
• Wichtige Lieferanten hinsichtlich ihrer Resilienz im Falle einer Pandemie mit hohen Mitarbeiterausfällen bewerten.
• Plan aufstellen, wie ein Rückstand in der Produktion aufgeholt werden kann, wenn die Situation sich normalisiert.
• Kommunikation: 

– Aufmerksamkeit für persönliche Hygienemaßnahmen erhöhen.

– Beschreiben, welche Maßnahmen und Prozesse für das Unternehmen geplant werden, insbesondere wie die HR-Pläne aussehen. 

– Haben Sie ein „Ohr“ an der Belegschaft, um die Themen zu kennen, die die Mitarbeitenden beschäftigen und antworten Sie zügig und angemessen darauf.

– Investor Relations / Finance: Prüfen wie Monats- und Quartalsabschlüsse fristgerecht erstellt werden können. Gegebenenfalls proaktive IR-Kommunikation. 

Vermeiden

• Unterbrechung von wesentlichen Strategien und Prioritäten. Kontinuität schafft Vertrauen.
• Reputationsschäden aufgrund von Fehlinformationen über die Folgen der Pandemie für das Unternehmen abwenden.
• Kurzfristige Überreaktionen durch Führungskräfte vermeiden.
• Schwierigkeiten beim Working Capital Management antizipieren.

Krisenmanagement in 10 Stufen

1. Schaffen Sie einen Rahmen für die Vorbereitung auf Pandemien. Erstellen Sie eine Tabelle mit wichtigen Prozessen und kategorisieren Sie diese hinsichtlich Wiederanlaufzeitpunkt und Wiederanlaufdauer im Falle eines Ausfalls des Prozesses (Geschäftstätigkeit, IT-Prozess bzw. -Infrastruktur). Welche Tätigkeiten sind weniger wichtig und können daher verzögert oder verschoben werden? Nutzen Sie beispielsweise Kategorien wie „Kritische Infrastuktur, Unternehmensrelevant, Geschäftsrelevant, Wichtig, Verschiebbar“.
2. Verfolgen Sie die Entwicklung der Gesamtsituation, um Veränderungen in der Schwere der Situation früh zu erkennen.
3. Bewerten Sie die Auswirkungen auf Finanzen, Working Capital, Cash und Zahlungsströme. Prüfen der Unternehmensversicherungen. Staatliche Unterstützungsangebote prüfen.
4. Richtlinien für Hygiene am Arbeitsplatz sowie für die persönliche Hygiene formulieren, in Kraft setzen bzw. ihre Befolgung verstärken.
5. HR-Richtlinien und -Prozesse überprüfen. Unternehmensrelevante Rollen und Personen identifizieren und Vertretungen planen.
6. Kommunikationsrichtlinien und entsprechende in- und externe Kommunikationsmaßnahmen vorbereiten.
7. Bewerten der Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit.
8. Bewerten der IT-Planungen; Maßnahmen zur IT-Sicherheit überlegen, falls relevante IT-Mitarbeitende ausfallen.
9. Überprüfen Sie den Pandemieplan, um Problembereiche zu identifizieren und zu beheben
10. Prüfen der durchgeführten bzw. vorbereiteten Maßnahmen.

Krisenkommunikationsplan

In seiner Struktur entspricht der Plan den Gepflogenheiten anderer Krisenkommunikation.

Ausrollen eines Kommunikationsprogramms:

• Abgestimmte Textvorlagen und Verhaltensanweisungen für die jeweiligen Unternehmensebenen vorhalten und ausrollen.
• Verteiler für Belegschaft, Kunden, Lieferanten, Versicherungen, Gesundheitsämter und Behörden und andere relevante Stakeholdergruppen aktualisieren.
• Benennen und Vorbereiten von Unternehmens- und Standortsprechern. Rollen und Aufgaben der Kommunikationsmitarbeiter im Krisenfall vorab definieren und bekanntgeben. Ressourcenplanung!
• Regelmäßige Kommunikation

– Hinweis: In Krisensituationen fühlen sich Menschen sehr schnell unzureichend informiert. Daher das rechte Maß in Frequenz, Inhalt und Tonalität finden.

• Intranet oder andere interne Portale mit eigenen Informationen und Verlinkungen zu relevanten externen Quellen und andere Ressourcen regelmäßig aktualisieren.
• Social Media Kanäle engmaschig überwachen und angemessen reagieren, wenn das eigene Unternehmen erwähnt wird.
• Im Krisenfall: Mechanismen für Massenaussendungen, z.B. an die Mitarbeitenden, vorbereitet haben; beispielsweise per Mitarbeiter-App, die auch auf privaten Endgeräten installiert sein darf.